1. Rekisterinpitäjä
Antti Peltovuoren säätiö sr
Y-tunnus: 3245048-7
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tapio Mikkola (tapio.mikkola@elisanet.fi)
3. Tietosuojavastaava
Tapio Mikkola (tapio.mikkola@elisanet.fi)
4. Rekisterin nimi
Yhteydenotto- ja hakemusrekisteri
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yhteydenotto- ja hakemusrekisterissä ylläpidetään Antti Peltovuoren säätiön käsiteltyjen ja käsittelemättömien apurahahakemusten tietoja ja yhteydenottolomakkeella lähetettyjä viestejä.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
- Apurahahakemusten käsittely
- Yhteydenotot pyynnöstä ja/tai tarvittaessa
Hakijan antamia tietoja käsittelevät tarpeellisilta osin säätiön hallitus ja kirjanpitäjä.
Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille.
Kaikki mainitut tahot sitoutuvat käyttämään hakijaa koskevia tietoja ainoastaan edellä mainittuun tarkoitukseen, sekä säilyttämään ja hävittämään saamansa tiedot asianmukaisesti.
Säätiö säilyttää kaikki apurahahakemukset liitteineen kirjanpitolain 2. luvun 0 §:n perusteella kuusi täyttä kalenterivuotta.
Säätiön hallituksen kokouksen pöytäkirjaan kirjataan apurahan saajan nimi ja myönnetyn apurahan määrä. Säätiön tiliotteelta ilmenee lisäksi pankkitili, jolle apuraha on maksettu. Nämä tiedot säätiö säilyttää pysyvästi.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:
- Yhteydenottajan /hakijan etu- ja sukunimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero
- Apurahahakemuksen tiedot
- Muita yhteydenpidon tai apurahahakemustenhakemusten kannalta oleellisia tietoja.
Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:
- Yhteydenottaja itse
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Antti Peltovuoren säätiö sr ei luovuta hallussa olevia tietoja kolmansille osapuolille.
8. Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Antti Peltovuoren säätiö sr ei siirrä hallussa olevia tietoja kolmansiin maihin tai
kansainväliselle järjestölle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Antti Peltovuoren säätiö sr ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja
hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun henkilön henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
10. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti Antti Peltovuoren säätiölle.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä. Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, häntä pyydetään, ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
Henkilö voi kieltää Antti Peltovuoren säätiötä sähköisen viestinnän tietosuojalain 27 §:n mukaisesti käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinoinnin tarkoituksiin ilmoittamalla muutoksista sähköpostitse tai kirjallisesti.
13. Tietojen poistaminen ja säilytysaika
Antti Peltovuoren säätiö poistaa rekisteristä yhteyshenkilön tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii poistamaan häntä koskevat tiedot. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
14. Tietosuojaselosteen hyväksyntä
Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 4.5.2022.